退去立会いで口頭確認だけ済ませていませんか？「言った・言わない」のトラブルは書面と署名があれば大半を防げます。このページでは、退去立会い報告書・原状回復確認書・敷金精算書・退去同意書の4書類を1枚に集約したテンプレートを無料配布しています。登録不要、Excel版・PDF版のどちらもそのままご利用いただけます。
📑 目次
📋 このテンプレートでできること
- 退去時の記録・精算・同意をA3横1枚で完結できる（4書類を1枚に集約）
- 国交省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」準拠の原因区分で負担按分ができる
- クロス・CF（6年）、流し台・エアコン（5〜6年）など耐用年数を考慮した借主負担額の算出に対応
- 借主の署名欄があるため、退去後の「言った言わない」トラブルを書面で予防できる
- Excel版は精算明細を自社で編集・計算可能。PDF版は印刷して手書き現場用
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退去立会い報告書テンプレート（A3横・1枚）
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退去立会いを書面で残さないと、後から必ずトラブルになる
退去立会いは、管理会社・オーナーと借主が同席して物件の状態を確認する重要な機会です。しかし口頭で「この傷は借主負担ね」と確認しただけでは、後日になって「そんな話は聞いていない」「サインしていない」と言われるリスクが常に残ります。書面と署名がなければ、立会い時の合意は法的に証明しにくいのが現実です。
退去トラブルの多くは、精算段階で借主から費用明細に異議を申し立てられる形で起きます。退去立会いでよくあるトラブル10選を見てもわかるように、「全室クロス張替え費用の全額請求」「経年劣化分の借主への転嫁」「清掃費の根拠不明」などが頻発します。こうしたトラブルを未然に防ぐには、立会い時に原因区分と負担割合を明記し、借主に署名してもらうことが最も確実な方法です。
🏢 このテンプレートを作成した専門業者について
株式会社イニシャルエージェンシーは、東京・神奈川・埼玉・千葉を中心に退去立会い・原状回復工事を10,000件以上手がけてきた専門業者です。年間300件以上の施工を通じて、「どの部位でトラブルになりやすいか」「どの原因区分で揉めやすいか」を現場で体得してきたスタッフと職人が連携してこのテンプレートを設計しました。机上の雛形ではなく、実際の退去立会い現場でトラブルを防ぐために磨かれた実務帳票です。
10,000件超
退去立会い・施工実績
300件/年以上
年間施工実績
12部位
チェック部位を網羅
4書類
1枚に集約
このテンプレートでできること（4書類1枚・国交省ガイドライン準拠）
通常であれば別々に用意する4つの書類を、A3横1枚に集約している点がこのテンプレートの最大の特徴です。立会い後に複数書類を作り直す手間がなく、その場で完結できます。
① 退去立会い報告書
立会い当日の記録をその場で完結
物件名・借主氏名・入居期間・管理会社・立会会社・立会者名などの基本情報、ガス・電気・水道停止確認、鍵返却本数、残置物有無などの退去解約チェックを○で記録できます。
② 原状回復確認書
12部位を原因区分で仕分け
玄関・居室床・壁天井クロス・建具・窓網戸・キッチン・浴室洗面・トイレ・設備の12部位を、通常損耗・経年劣化・故意過失・善管注意義務違反の原因区分で仕分け、借主／貸主の負担を記録します。
③ 敷金精算書（精算明細）
耐用年数を考慮した借主負担額を算出
クロス・CF（6年）、流し台・エアコン（5〜6年）、給排水・浴室設備（15年）など耐用年数に応じた経過年数を考慮し、借主負担額を算出。預り敷金から差し引いた返金額まで計算できます。
④ 退去同意書（承諾書）
民法621条準拠の合意を書面で取得
民法621条・国交省ガイドライン準拠の負担合意文言、残置物処分への同意、支払期日の承諾が明記され、借主が内容確認のうえ署名します。立会者署名・同意者署名欄を完備しています。
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各セクションの記入方法と現場Tips
① 基本情報・退去解約確認チェック
冒頭の基本情報欄には、物件名・部屋番号・借主氏名・入居期間（入居日〜退去日）・管理会社名・立会会社名・立会者名などを記入します。立会日と退去日を明記することで、後日トラブルが発生した際に「いつの時点の合意か」を証明する根拠になります。
退去解約確認チェック欄では、ガス・電気・水道の停止確認、ブレーカーOFF、鍵返却本数、残置物の有無などを○で記録します。特に鍵の返却本数は「スペアキー含め何本か」を現場で明記することが重要です。「スペアキーを返してもらっていない」という揉め事は頻発する箇所です。
② 部位別 原状回復チェック（12部位）
このセクションがテンプレートの核心です。玄関・居室床・壁天井クロス・建具・窓網戸・キッチン・浴室洗面・トイレ・設備の12部位を網羅したチェック欄があります。各部位の損傷状況を記録し、原因区分（通常損耗・経年劣化・故意過失・善管注意義務違反）を選択して、借主／貸主のどちらが負担するかを記入します。
現場で特に揉めやすいのは壁天井クロスです。タバコのヤニ・ペット臭・画鋲穴の大きさによって通常損耗か故意過失かの判断が分かれます。原因区分を現場で明記することで、後日「なぜこの費用が請求されるのか」への説明根拠になります。国交省ガイドラインに基づく部位別の原状回復負担割合表もあわせてご参照ください。
③ 借主負担工事 精算明細（敷金精算書）
精算明細欄では、②で借主負担と判定した工事項目の単価・数量・金額を記入し、耐用年数に応じた経過年数を考慮した借主負担額を算出します。たとえばクロスの耐用年数は6年で、入居3年であれば残存価値（費用の50%）が借主負担の上限です。預り敷金から清掃費・借主負担合計を差し引いた返金額または追加請求額まで計算できます。原状回復費用の相場と算出方法もあわせてご確認ください。
| 部位・材料 | 耐用年数の目安 | 按分の考え方 |
|---|---|---|
| クロス（壁紙）・クッションフロア（CF） | 6年 | 入居年数に応じて借主負担額を按分 |
| 流し台・レンジフード・エアコン | 5〜6年 | 故意過失があれば残存価値で按分 |
| 給排水設備・浴室設備 | 15年 | 経年劣化分は貸主負担 |
| フローリング（全面張替え） | 建物耐用年数に準じる | 部分補修はリペア対応が一般的 |
④ 承諾事項・署名欄
帳票最下部の署名欄には、民法621条・国交省ガイドライン準拠の負担合意文言、残置物処分への同意、支払期日の承諾が明記されており、借主が内容を確認のうえ署名します。立会者署名欄と同意者署名欄も設けているため、管理会社・立会業者・借主の三者確認を書面で残せます。
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署名欄が「退去同意書・原状回復承諾書」を兼ねる理由
一般的な退去精算では、原状回復確認書と敷金精算書を後日別途郵送・メール送付するケースが多いです。しかしこの方法では、「送ったが確認していない」「金額を見て初めて異議を申し立てる」というパターンが起きやすくなります。退去精算トラブルの多くは「立会い後」に発生するのはそのためです。
このテンプレートは、立会いのその場で「状態確認→原因区分→費用按分→支払合意→署名」を完結させる設計になっています。退去当日に借主が署名することで、精算段階での異議申し立てリスクを大幅に下げることができます。
「賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷（通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。）がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う」
出典：民法第621条（e-Gov法令検索）
上記の民法621条が定める原状回復義務の範囲を、具体的な書面として双方が確認・合意したことを証明するのがこのテンプレートの署名欄です。なお、テンプレートのフッターには弊社の社名・連絡先が入っていますが、Excel版で自社情報に差し替えてご利用いただくことも可能です。
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原因区分と負担割合の考え方（通常損耗・経年劣化・故意過失・善管注意義務）
退去精算でトラブルになりやすい根本原因は、「この損耗は誰が負担するのか」という原因区分の判断にあります。国交省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」は、損耗・毀損の原因を大きく3つに分類しています。
A｜貸主負担
通常損耗・経年劣化
日照による変色、家具設置によるへこみ、通常の使用による汚れ・傷。借主に請求できない。
B｜借主負担
故意・過失・善管注意義務違反
タバコのヤニ・ペット臭・落書き・大型家具移動による大きな傷。借主が原状回復費用を負担。
B+A｜年数で按分
故意過失あり＋経年考慮
借主に過失はあるが耐用年数を考慮して負担額を減額。クロス6年なら入居3年で50%按分。
このテンプレートは上記3区分をそのまま帳票の「原因区分」欄に落とし込んでいます。施工実績10,000件超の現場経験から、12部位それぞれでどの区分が多く問題になるかを踏まえて設計しているため、立会い担当者が迷いにくい構成です。
なお、経年劣化の詳細な計算方法（年数按分の具体例）を解説した記事は現在作成中です。公開次第このページに追記します。
ダウンロード方法・利用上の注意
ダウンロードは登録不要・無料です。下記ボタンからExcel版またはPDF版をお選びください。
| 形式 | こんな方に | 特徴 |
|---|---|---|
| Excel版（.xlsx） | 精算明細を自社で編集・計算したい管理会社 | 精算金額の入力・計算対応。社名・連絡先の差し替えも可能 |
| PDF版（.pdf） | 印刷して現場で手書きしたい立会い担当者 | A3横印刷推奨。フォントや列ズレの心配なし |
⚠️ 利用上の注意
このテンプレートは住居用賃貸物件を前提に設計しています。事業用物件・店舗・オフィスの退去精算は、民法・商慣習の取り扱いが異なる場合があります。また、特約がある場合（特定損耗の借主負担を特約で設定している場合など）は、テンプレートの内容と特約の内容が整合するかどうか、事前に弁護士・司法書士等の専門家にご確認ください。本テンプレートの使用によって生じたトラブルについて、弊社は責任を負いかねます。
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よくある質問（FAQ）
はい、完全無料です。メールアドレスの登録や会員登録は一切不要です。ボタンを押すと即座にダウンロードできます。
はい、可能です。Excel版はフッター部分の社名・連絡先を自社情報に差し替えてご使用いただけます。営業ツール・社内帳票としての商用利用も可能です。ただし再配布・販売はご遠慮ください。
はい。このテンプレートには精算明細セクション（敷金精算書に相当）が含まれており、借主負担額の計算・返金額の確認まで対応しています。敷金精算書の様式・フォーマットとしてそのままご利用いただけます。
株式会社イニシャルエージェンシーが作成しました。退去立会い・原状回復工事の施工実績10,000件超（年間300件以上）を持つ専門業者が、現場でのトラブル事例をもとに設計した帳票です。国交省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」に準拠しています。ただし、法的な適法性・適切性は物件ごとの状況や特約内容によって異なるため、弁護士等の専門家にご確認いただくことをお勧めします。
立会い・書類作成・原状回復見積・工事発注・ハウスクリーニングを1社にまとめることで、引き継ぎロスがなくなり業務時間を大幅に削減できます。また専門業者による立会いは、ガイドライン準拠の適切な負担按分によって入居者とのトラブルを防ぎやすく、クレーム対応の工数削減にもつながります。詳しくは退去立会いの流れと管理会社が注意すべきポイントをご覧ください。
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退去立会い代行から原状回復工事・ハウスクリーニングまで、すべてワンストップで対応。
賃貸管理会社・不動産オーナー様からの業務委託多数。
施工実績10,000件超・最短即日対応・3日以内の手直し保証・2担当制で品質安定。
参考文献・出典
原状回復のプロフェッショナルとして10年以上、賃貸物件の原状回復工事や退去立会いに携わる。これまでに累計5,000件以上の現場を統括し、不動産管理会社・オーナー向けに最適な原状回復プランを提案。
国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に準拠した透明性のある退去立会いを徹底し、「貸主・借主双方が納得できる原状回復」を理念として事業を推進している。
【専門分野】賃貸物件原状回復工事 / 退去立会い / オフィス原状回復工事
【保有資格】石綿含有建材調査者 / 石綿作業主任者 / 宅地建物取引士
【対応エリア】東京都・神奈川県・千葉県・埼玉県
